Was leistet ein DAM-System?

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Was ist Digital Asset Management?

In Zeiten von Social Media und globalen Markenauftritten ist die Organisation von digitalen Inhalten für Unternehmen keine einfache Aufgabe – zumal die Menge an digitalen Inhalten, die jeden Tag anfällt, exponentiell ansteigt. Das gilt insbesondere für die Bereiche Marketing und Kommunikation, aber auch für den Vertrieb, das Thema Produktmanagement und E-Commerce. Digital Asset Management (DAM) oder Media Asset Management (MAM) hilft Unternehmen, digitale Inhalte wie Bilder, Logos, PowerPoint-Folien und Videos zu verwalten und zu nutzen. Ein DAM ist eine Plattform, Mediendateien aller Art archiviert, organisiert und zur weiteren Verwendung und Verbreitung bereitstellt. Durch ein Metadaten-System mit Kategorien und Schlagworten lassen sich Inhalte gezielt finden und flexibler verwalten als über das Betriebssystem oder eine FTP-Struktur.
Die Entwicklung von Softwarelösungen zur Medienverwaltung hat ihren Ursprung Anfang der 1990er Jahre. Seit ihrer Erfindung haben sich MAM-Systeme beständig erweitert. Da die Lösungen schnell über eine einfache Dateiverwaltung hinausgingen, hat sich im englischen Sprachraum der Begriff „Digital Asset Management“ fest etabliert. Gerade im deutschsprachigen Medienbereich hat sich hingegen der Begriff Media Asset Management durchgesetzt. Die Verwendung des Wortes „Asset“ in Abgrenzung zu „File“ soll darauf hinweisen, dass Inhalte im digitalen Zeitalter Unternehmenswerte darstellen, deren Nutzung sich durch intelligentes Management optimieren lässt.

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Was leistet ein DAM/MAM?

Ein DAM-System bietet Funktionen wie die Konvertierung von Dateien in unterschiedliche Formate, die Auslesung und manuelle Ergänzung von Metadaten an Dateien oder Dateiengruppen, extensive Suchfunktionen anhand frei definierbarer Taxonomien und sonstiger Dateimerkmale, Versionierung und Verteilung von Dateien über Kollektionslinks oder Downloadlinks.
Die technischen Möglichkeiten von Media Asset Management haben sich vervielfacht. Moderne Systeme sind mittlerweile in der Lage mit sämtlichen Medienformaten und riesigen Datenmengen umzugehen. Digital Asset Management kommt mittlerweile fast in jeder Branche zum Einsatz. Neben der klassischen Dokumenten- oder Foto-Organisation für Agenturen oder Marketing-Abteilungen, organisieren DAMs auch PowerPoint-Folien zu Vertriebszwecken, technische Konstruktionszeichnungen für die verarbeitende Industrie oder Sammlungsdaten in Museen.
Die Leistungsfähigkeit eines DAMs ergibt sich aus der lückenlosen Abdeckung des kompletten Verwendungs-Zyklus einer Datei. Beim Katalogisieren eines Bildes liest die Software die verfügbaren Metadaten aus, für Fotodateien typischerweise EXIF- und IPTC-Daten, über die versucht wird den Inhalt möglichst genau zu bestimmen. Weitere Metadaten können manuell ergänzt werden. Die Datei kann dann zur weiteren Verwendung für alle oder bestimmte Aufgaben freigegeben werden. Berechtigte Anwender – die im DAM über verschiedene Rollenmodelle bestimmt werden – können die Datei herunterladen, bearbeiten oder verschicken. Elaborierte Digital Asset Management-Systeme unterstützen hierfür auch Features wie Versionierung, Varianten und Approval-Workflows.
Viele DAMs bieten auch spezielle Funktionen für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern, die das Versenden von großformatigen Druckvorlagen und Videos per E-Mail unnötig macht. Über sogenannte Kollaborations-Features können selbstständige Grafiker oder Fotostudios Druckdaten oder Produktbilder anliefern ohne sich über die Größe der Firmen-Mailbox Gedanken zu machen. Darüber hinaus können Entwürfe gleich über das DAM kommentiert und gegebenenfalls freigegeben werden. Insgesamt macht dies die Arbeit auch für alle Mitarbeiter transparenter, weil auch Kollegen gleich nachvollziehen können auf welchem Stand eine Anzeige ist oder welche Änderungsvorschläge es zu einem Dokument gibt.

Dashboard mit Übersicht zu Aufgaben und Aktivitäten

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Warum ist ein DAM/MAM sinnvoll?

Ursprünglich wurde Digital Asset Management konzipiert, um Content bereitzustellen und dafür zu sorgen, dass allen Mitarbeiter in einem Unternehmen immer die aktuellste Version einer Präsentation oder des Firmen-Logos zur Verfügung steht. Ein wichtiger Schritt in der Weiterentwicklung der Technologie ist die Integration mit anderen Systemen, in denen die Mediendateien direkt weiterverwendet werden können. Über eine entsprechende Integration können Anwender Bilder aus dem DAM direkt in das Content Management System (CMS) für den Unternehmens-Blog einfügen oder neue Produktbilder gleich in das Product Information Management (PIM) übernehmen.
Die Vorteile einer integrierten DAM-Lösung sind vielfältig und reichen von einer grundlegenden Workflow-Optimierung bis hin zu einer handfesten Zeit- und Kosten-Ersparnis. Durch die direkte Verknüpfung von Systemen werden Arbeitsabläufe schlanker und Fehlerquellen eliminiert. Eine Grafikabteilung kann mit einer integrierten DAM-Lösung aus der Adobe Creative Suite direkt auf alle ihre Fotos zugreifen, ebenso kann über eine mit dem Web-Content Management integrierte DAM-Lösung die Lizenzverwaltung des auf der Webseite verwendeten Content gesteuert werden. Mitarbeiter einer Marketing-Abteilung können beispielsweise über die WordPress-Integration Ihre Social Media-Spots direkt auf dem Firmen-Blog posten. Nach jahrelanger Entwicklung ist die Dichte der Plugins und Erweiterungen für viele DAM-Systeme groß und deckt die täglichen Arbeitsabläufe von Unternehmen ab.
Da die Menge an digitalen Inhalten, die in Unternehmen und Organisationen anfallen, in Zukunft noch weiter steigen wird, ist Digital Asset Management essentiell, um die damit in Zusammenhang stehenden Prozesse effizient zu gestalten.

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Thomas Mockenhaupt

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