Warum SharePoint (auch) bei Medien-Projekten zum Alltag gehören wird

0

Heimlich still und leise hat sich SharePoint seit dem letzten großen Release (vor genau zwei Jahren) zum Platzhirsch unter den Content Management Systemen (CMS) gemausert.

Heimlich still und leise hat sich SharePoint seit dem letzten großen Release (vor genau zwei Jahren) zum Platzhirsch unter den Content Management Systemen (CMS) gemausert. Und das auch noch nicht mal wirklich überraschend, wenn man sich einmal anschaut, was Melissa Webster von IDC (pdf) bereits vor knapp einem Jahr feststellte: nämlich daß Microsoft mit SharePoint 2007 nicht nur zu einer ernsthaften Konkurrenz für die angestammten CMS Hersteller geworden ist, sondern dass diese quasi gezwungen sind mit Microsoft zusammenzuarbeiten und dass eine sogenannte „Coopetition“ (gleichzeitige Konkurrenz & Zusammenarbeit) mit SharePoint zur Norm wird.

Etliche Verlage setzen bereits heute SharePoint ein und in der Industrie wird SharePoint ebenfalls bereits quer durch alle Branchen häufig genutzt. Aber viele fangen auch erst jetzt an, sich mit den Möglichkeiten, die eine SharePoint Lösung bieten kann, auseinander zu setzen. Dabei kommt es anfangs häufig zu Verständnisproblemen, da SharePoint mittlerweile sehr umfangreich und flexibel ist. Dieser Artikel soll einen guten ersten Einstieg in die SharePoint Thematik bieten, speziell für die Anwendung bei Medienprojekten.

Was macht SharePoint so erfolgreich?

Microsoft hat ganz offensichtlich die Zeichen der Zeit erkannt und seine besten Leute auf die Server-basierten Lösungen fokussiert. SharePoint ist nicht nur ein sehr umfassendes Produkt, das viele Facetten hat, sondern auch eine hervorragende Lösungs-Plattform, die verläßlich, sicher und skalierbar ist. Verglichen mit der Vorgängerversion aus 2003 hat Microsoft viele grundlegende Verbesserungen in SharePoint 2007 umgesetzt:

  • Listen und Dokumentenbibliotheken sind sehr grundsätzlich und konsistent realisiert worden. Das macht die Verwaltung und Benutzung sehr einfach und effizient.
  • Ob Kalender, Aufgabenlisten oder die Liste der abgearbeiteten Workflows: alle Arten von Listen in SharePoint können mittels Web Services, RSS und teilweise sogar Email benutzt werden
  • SharePoint 2007 besitzt grundlegende Schnittstellen (Web Service, bzw. XML-basierend) zur Integration von sogenannten „Line of Business” (LoB) Lösungen, z.B. PIM, CRM oder ERP
  • Eine zentrale Suche über alle Daten in SharePoint (inkl. Nutzern), die integrierten „LoB”-Lösungen, wie auch die Daten im Dateisystem, ist möglich
  • Sehr einfach zu bedienende Notifikations-Mechanismen und Workflows, z.B. für Abnahmen, stehen zur Verfügung
  • Allgemeine und konsistente Zugriffskontrolle und Audit-Fähigkeiten auf alle Daten. Dabei können Rechte selbst zu einzelnen Listenelementen oder Dokumenten vergeben werden. Jeder sieht nur das, was er auch zugreifen kann. Auch Zielgruppen können definiert werden.
  • Eine generelle Versionskontrolle, die auf dem WebDAV-Standard basiert
  • Sehr gute Integration aller MS Office 2007 Produkte
  • Exzellente Umsetzung des Formularwesens (Formulare, die sowohl mittels nativer InfoPath-Applikation, wie auch Web-basiert und in den Office-Produkten funktionieren)
  • Nicht völlig überraschend gliedert sich SharePoint bestens in die Palette der Microsoft Technologien und Produkte ein, wie z.B. Server 2008 mit Hyper-V oder der ISA 2006 Firewall, die u.a. auch für die Last-Verteilung (Load-Balancing) eingesetzt werden kann

SharePoint 2007 ist also ganz grundsätzlich für die Verwaltung von Content geeignet.

Aber wie steht es mit den konkreten Anwendungen, die direkt mit SharePoint möglich sind? Was genau bietet SharePoint, das als Lösung an und für sich bereits konkurrenzfähig ist? Und welche Teile von Medienprojekten können mit SharePoint besonders gut umgesetzt werden?

Web Content Management

Das vormals separat angebotene Web Content Management Produkt wurde deutlich verbessert und in SharePoint integriert. Mit sogenannten Master- und Layout-Seiten kann das Design gut strukturiert umgesetzt werden. Der Inhalt kann getrennt von der Form verwaltet werden.

Die umfangreiche Funktionalität beinhaltet außerdem u.a. die Verwaltung von mehrsprachigen Websites, Workflows für die Abnahme und Veröffentlichung von Seiten oder ganzen Websites, sowie eine Versionsverwaltung, die die Änderungen zwischen zwei Versionen transparent macht.

Natürlich kann auch bei der Erstellung von Webseiten auf Dokumente und Bilder, die in SharePoint Bibliotheken verwaltet werden, sehr effizient zugegriffen werden.

Intranet- und Extranet Portal

Durch den Trend, festangestellte Mitarbeiter durch Dienstleister zu ersetzen, werden zunehmend Extranet-Lösungen benötigt, mit denen interne und externe Mitarbeiter zusammenarbeiten können. Dadurch werden die Anforderungen an die IT-Abteilungen höher, die ebenfalls mit weniger Ressourcen die komplexeren Sicherheitsanforderungen umsetzen müssen.

SharePoint erlaubt es, Portale mit vergleichsweise geringem Aufwand umzusetzen. Es bietet diverse grundlegende Konzepte, mit denen die Inhalte und die dazugehörigen Prozesse sowohl über das Intranet wie auch das Extranet zur Verfügung gestellt werden können, wobei unterschiedliche und adäquate Sicherheitsmechanismen verwendet werden können.

Das SharePoint „Audience Targeting“ Feature erlaubt es außerdem zu steuern, welche Zielgruppen welche Information sehen können. Automatisch sind Links nur dann sichtbar wenn der Benutzer die Rechte hat, um die dazugehörige Information auch zu sehen. Alles in allem eine gute Grundlage, um Content zentral für Zielgruppen gesondert aufbereiten zu können.

Dokumenten Management

Die Integration zwischen SharePoint 2007 und den verschiedenen Office 2007 Applikationen ist sehr gut. Die Office Dokumente können zentral in entsprechenden SharePoint Bibliotheken verwaltet werden. Dabei beeindruckt vor allen Dingen die Möglichkeit, die Metadaten zu den Dokumenten verwalten zu können und dass die zu den Dokumenten gehörenden Workflows nahtlos in SharePoint wie auch den Office Applikationen genutzt werden können.

In der Kombination von SharePoint als Extranet und mittels Dokument-Bibliotheken kann so z.B. der Workflow eines Buchverlages zur Übergabe von Manuskripten durch externe Autoren leicht umgesetzt werden. Aber auch andere Dokumente und Assets, wie z.B. Excel Dateien, PowerPoint Folien oder Bilder können mit SharePoint verwaltet werden

Prozeß- & Workflow Lösung

SharePoint 2007 bietet einige allgemeine Workflows, wie z.B. einen Abnahme-Workflow, die auf der neuen Windows Workflow Foundation (WF) basieren. Kundenspezifische Workflows können ebenfalls auf Basis der WF durch Programmierer entwickelt werden, aber auch mit Produkten, die auch ohne Programmierkenntnisse bedient werden können. Dazu zählen u.a. die SharePoint Designer Applikation aber auch Produkte wie K2 oder NINTEX Workflow 2007.

Prozesse können in SharePoint 2007 den Listen und Bibliotheken zugewiesen werden und sowohl manuell wie auch automatisch durch definierte Ereignisse gestartet werden.

Zusätzlich zu den Möglichkeiten durch den Einsatz von Workflows bietet SharePoint eine Vielzahl von Automatismen. So können sich Benutzer z.B. benachrichtigen lassen, wenn ein Eintrag einer Liste geändert oder hinzugefügt wurde. Auch können einzelne Aktionen zeitversetzt zu einem späteren Datum ausgeführt werden.

Entwicklungs- und Integrations-Plattform

Eine der wesentlichen Stärken von SharePoint ist die Möglichkeit der Integration von separaten Line of Business Lösungen. Die Liste der bereits integrierten Lösungen ist lang und umfasst z.B. Siebel, SAP(Doc), EMC oder auch MS CRM.

SharePoint bietet mehrere Schnittstellen, die es Drittherstellern erlauben, die Daten und Funktionalität Ihrer Lösungen auch direkt in SharePoint zur Verfügung zu stellen. Dabei kommen sowohl Standards wie Web Services zum Einsatz, wie auch SharePoint-spezifische Mechanismen, um solche Lösungen installieren zu können.

Durch die Möglichkeit, alle Systeme zentral überwachen oder gar steuern zu können, wird SharePoint 2007 somit zu einem sehr effektiven Portal.

Beispiel: Multi-Channel Marketing

Speziell die momentane wirtschaftliche Lage zwingt alle Firmen und Organisationen zu rationalisieren und Prozesse zu vereinfachen. Erst vor ein paar Tagen sprach ich mit Mitarbeitern einer Bank, die die Aufgabe haben die verschiedenen Websites ihrer Firma zu konsolidieren und den Content für die Ausgabe im Web mit den entsprechenden Druckausgaben zu vereinheitlichen.

Besonders das Konzept des XML Publishing gewinnt immer mehr Anhänger, denn für die Umsetzung von der Print-Automatisierung wie auch für die Veröffentlichung derselben Daten über das Web Publishing sind die Trennung von Inhalt und Form, sowie eine strukturierte Speicherung der einzelnen Inhalts-Komponenten in einem Content Management System, quasi zwingend notwendig.

Nicht völlig überraschend hatten sich die Mitarbeiter dieser Bank bereits vorab auf den Einsatz des Web Content Management mittels SharePoint festgelegt (nicht zuletzt, da SharePoint dort bereits im Einsatz war). Außerdem wird der Einsatz der neuen Quark Dynamic Publishing Lösung in Betracht gezogen. Speziell die „XML Authoring“ Möglichkeiten, die Quark mittlerweile anbietet, sind dabei für den Kunden interessant. Auch das ist nicht völlig überraschend: bereits vor etlichen Monaten hatte Thad McIlroy, ein bekannter Experte in der Publishing Branche in den USA, betont „dass Quark der erste große Softwarehersteller ist, der anscheinend die XML Fähigkeiten in Office 2007 zu schätzen weiß und diese vollständig für die Publishing Workflows ausnutzt“.

Sicherlich ist eine solche Anwendung heutzutage noch keine Schlüssel-fertige Lösung, sondern ein Projekt, das in mehr-monatiger Arbeit mit dem Kunden erarbeitet werden muß. Durch den Einsatz einer zentralen Plattform wie SharePoint, das in diesem Zusammenhang mehrere Rollen spielt – u.a. als Web Content Management, Dokumenten Management oder als Integrationsplattform, wird deutlich warum SharePoint speziell in umfassenderen Lösungen wie dem Multi-Channel Publishing einen klaren Mehrwert schaffen kann.

Fazit

Viele der in SharePoint eingebetteten Lösungen sind auch im Rahmen von Medien-Projekten interessant und wertvoll:

  • Web Content Management
  • Dokumentenverwaltung
  • Projekt-Management
  • Portal und Integrationsplattform

Ebenso wichtig ist aber, dass SharePoint eine Menge an grundsätzlich wichtigen Dingen zentral löst, wie z.B. die Sicherheit beim Zugriff auf die Lösung oder aber auch die Versionsverwaltung der Daten. Je mehr benötigte “Line of Business“ Produkte von Drittherstellern bereits als Integrationskomponenten für SharePoint vorhanden sind desto günstiger und effizienter wird die Gesamtlösung, denn die Kosten für die Integration einzelner Systeme ist meistens erheblich. Portale wie SharePoint sind also in zunehmendem Maße als Lösungsplattform gefragt – auch bei Medien-Projekten.

Share.

About Author

Jennifer Neumann

Leave A Reply