Information – wertvoller Rohstoff, vielseitig verwendbar

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Digitale Revolution, Globalisierung, weltweiter Wettbewerb, Informationsflut — Schlagworte, die die Wirtschaftswelt bzw. die Weltwirtschaft verändert haben. Unternehmen müssen in einem wettbewerbsintensiven globalen Markt intelligent kommunizieren, um bestehen und schließlich expandieren zu können. Doch wie kann das stetig steigende Informationsaufkommen effizient gefiltert und gemanagt werden?

Der verantwortungsbewusste Umgang mit Ressourcen

Der effiziente Umgang mit Information ist nicht alleine eine Frage der Unternehmensstrategie, sondern vielmehr eine Frage des Überlebens. Denn Information ist eine Ressource, ein Rohstoff, der nicht verschwendet werden darf. Der Einsatz aller Ressourcen das hatte man bereits in den 70er-Jahren begriffen muss sorgfältig geplant werden, damit die Reibungsverluste in der Produktion mög- Iichst gering bleiben. Damals hielten umfängliche ERP-Systeme (= Enterprise- Resource—Management-Systeme) Einzug indie Unternehmen. Der Einsatz von Kapital, Betriebsmitteln oder Personal konnte fortan effizient gesteuert werden. Übertragen auf den Kommunikationsbe- reich bedeutet dies: Mit Information sollte sorgsam umgegangen werden wie mit jedem anderen Rohstoff. Verschwendung führt zu erheblichen Mehrkosten und noch schlimmer: zu Zeitverlusten in der Marktkommunikation und der Kommunikation nach innen. Effektives Informationsmanagement wird schon seit Jahren als „Single Source Publishing” bezeichnet. „Single Source Publishing” ist ein kraftvoller Treibstoff des Motors Kommunikation vorallem, wenn Publishing im dem Sinne verstanden wird, Information zum Zwecke der Kommunikation aufzubereiten und ganz wichtig: zu verteilen.

Wettbewerbsfaktor Kommunikation

Wie äußert sich der Wettbewerbsfaktor Kommunikation? Es gibt eine Unmenge von Beispielen. So existieren für die relevanten Zielmärkte eines Unternehmens häufig individualisierte Kommunikationsmaßnahmen inder entsprechenden Sprache und gegebenenfalls ausgerichtet auf
eine Ein in spezielle Zielgruppe. Ein Katalog der jeweiligen Zielsprache ist weitaus kundenfreundlicher als ein Katalog, der mehrere Sprachen aufweist und dessen Sortimentsauswahl einen Kompromiss aus den Zielmärkten darstellt. Fakt ist: Unternehmen, die auf fremden Märkten als Kenner der lokalen Verhältnisse oder gar als Einheimische auftreten, sind nachweisbar erfolgreicher.

Unabdingbar ist dabei natürlich, in kürzester Zeit eine Sensibilität für neue Zielgruppen zu entwickeln. Denn gute Kundenkommunikation ist ein wesentlicher Faktor für die Erzeugung von Kundenloyalität. Unabhängig von solchen Überlegungen nimmt die Kommunikation nach innen ebenfalls eine immer größere Rolle ein. Hier lautet die Frage: Sind Support, Vertrieb oder auch die Partner über Produktneuerungen zielgerichtet, umfassend und zeitnah informiert?

Einsatz von Fördertechniken

Die Kommunikationsanforderungen an ein global tätiges Unternehmen sind immens. Produktkommunikation, Technische Dokumentation, Corporate Publishing müssen passgenau für die verschiedenen Märkte, Zielgruppen und Sprachen in allen Medien erstellt werden und das möglichst effektiv. Hier kommen verschiedene Systemansätze zum Einsatz. Aufgrund der überaus unterschiedlichen Anforderungen in den genannten Bereichen ist derzeit keine allumfassende Lösung für die Disziplin Kommunikation in Sicht, die vergleichbar mit dem voll integrierten ERP-System wäre.

Technische Dokumentation

Das alles beherrschende Thema im Bereich der technischen Dokumentation ist XML. Man versucht derzeit, über definierte DTD- oder XML-Schemata die Bestandteile einer Technischen Dokumentation verwaltbar und für die Mehrfach- Verwendung nutzbar zu machen. Die Daten sind dabei hochgradig strukturiert, leider meist nicht besonders filigran. Eine
Tabelle mit technischen Werten wird von vielen noch als „atomarer Block” betrachtet. Dabei sind Aspekte wie Versionierung, Versionskontrolle und der ergonomische Umgang mit komplexen XML-Stukturen für eine effektive Erstellung umfangreicher Dokumentationen
aus vielen Einzelbestandteilen ganz wesentlich. Die Technische Dokumentation
spielt inder Gesamtbetrachtung der Unternehmenskommunikation jedoch häufig eine untergeordnete Rolle. Ein Fehler, denn schließlich ärgert sich der zahlende Kunde am meisten über eine schlechte Bedienungsanleitung.

Corporate Publishing

ImCorporate Publishing geht es weniger um strukturierte Informationen: Die Image-Broschüre zu einem Produkt oder eines Unternehmens besteht aus Text- und Medien-Assets. In Kunden- oder Mitarbeitermagazinen stellen in der Regel die einzelnen Artikel die „kleinste” Informationseinheit dar. Ein hoher Automatisierungsgrad steht bei Corporate—Publishing-Projekten nicht im Vordergrund, vielmehr ein effizientes PubIishing-Management, wie zum Beispiel die schnelle und erfolgreiche Adaption von Anzeigen oder Unternehmensunterlagen auf andere Zielmärkte oder Sprachen. Bei Corporate-Publishing-Projekten kommen daher meistens Redaktionssysteme, Web-
to-Print-Systeme oder Brand—Management-Systeme zum Einsatz. Web-Content—Management-Systeme können ebenfalls imBereich des Corporate Publishings angesiedelt werden.

Produktkommunikation

Bei der Produktkommunikation wird mit strukturierten und filigranen Produktinformationen gearbeitet. Wird die oben erwähnte Tabelle aus dem Bereich Technische Dokumentation noch als atomarer Informationsbaustein betrachtet, so be- steht die Tabelle inder Produktkommunikation aus vielen einzelnen Bausteinen. Für die Verwaltung stark strukturierter und filigraner Produktdaten kommen die
sogenannten PIM-Systeme (PIM = Produkt Informations Management) oder auch
MDM-Systeme (MDM = Master Data Management) zum Einsatz. Diese bilden häufig die Informationsbasis für die Pro- duktkommunikation in Print- und Online- Medien.

Prognose

Die Prozesse im Bereich Kommunikation und Publishing werden zunehmend informationsgetrieben. Der industrielle Fertigungsprozess hat inden Bereichen Kommunikation und Medienerstellung Einzug gehalten, diesbezüglich erfreut sich auch
der Einsatz entsprechender Systeme immer größerer Beliebtheit. Man muss kein Hellseher sein, umdiesen Lösungen eine ähnlich große Relevanz zuprognostizieren, wie sie ERP-Systemen und CRM-Systemen bereits zukommt.

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