5 Gründe, warum Sie kein DAM-System brauchen.

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Alle Mitarbeiter der Sellside-Report Redaktion haben oder hatten schon mit DAM-Systemen zu tun: sie verkauft, gekauft, implementiert, für Kunden ausgewählt, betrieben, optimiert oder abgelöst. Und das meiste davon haben wir gern gemacht. Aber trotz all den positiven Erfahrungen und Projekten mit diesen Systemen – und wir waren erschrocken darüber, wie viele Jahre und Systeme das waren – gab es auch einige Argumente gegen DAM-Lösungen, die wir nicht verschweigen möchten. Machen Sie sich auf diese Argumente gefasst, wenn Sie ein DAM-System einführen wollen, denn wahrscheinlich werden Sie sie zu hören bekommen.

Autor: David Diamond, „5 Good Reasons to Avoid DAM Software“ übersetzt und adaptiert durch die Redaktion.

1. Digital Asset Management Software ist nicht notwendig

Nahezu jedes Unternehmen kann ohne ein DAM-System funktionieren. Klar, für einige wäre es deutlich schwerer als für andere, aber wenn es nicht gerade ein DAM-Hersteller ist, wird es gehen. Kein DAM liefert eine Funktion, die nicht – wenn vielleicht auch nur in Teilen – manuell im File-System erledigt werden könnte. Noch deutlicher: ein DAM-System ist nicht Excel.

Unternehmen, die mit diesem Argument kontern, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit Prozesse etabliert, die auf Basis von abgestimmten Regeln und manuellen Tätigkeiten funktionieren. Gesucht wird mit dem, was das Betriebssystem her gibt und wenn jemand eine Datei braucht, schickt man eine Mail.

Es ist immer schwierig, gegen ein funktionierendes System zu argumentieren. Aber einige Fragen sollten erlaubt sein: Ist diese Art zu arbeiten skalierbar? Also funktioniert der Ansatz auch noch, wenn die Abteilung wächst?
Wie schnell kann ein neuer Mitarbeiter die Methode lernen und produktiv tätig sein? Welche Konsequenzen hat ein Fehler im Ablauf? Wie schnell kann er passieren?
Wie einfach und sicher können Daten auch mit Kunden oder Partnern außerhalb des Unternehmens geteilt werden?

Sollte Wachstum keine Rolle spielen, sind die Antworten auf diese Fragen, egal wie sie ausfallen, nicht kritisch. Dann funktionieren die Abläufe vielleicht auch noch in dreißig Jahren prima.

2. Digital Asset Management Software ist zu teuer

Egal ob das gewählte System kostenlos verfügbar oder etwas so teuer wie ein Einfamilienhaus in Toplage ist, kostet die Einführung Geld. Und wenn sie schlecht gemacht wird, sogar noch mehr – aber das ist ein ganz anderes Thema. Sollte Ihnen ein Anbieter erklären, dass nach der automatischen Installation alles einsatzbereit ist, werfen Sie ihn höflich aber bestimmt raus. Das rettet ihren Job.

Jede DAM Lösung muss in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert werden. Wenn Sie nach dem freien Download und der automatischen Installation vor dem dann idealerweise laufenden System sitzen, hört der Spaß auf und das wahre Leben beginnt. Mit allen Höhen und Tiefen oder erst mal nur einem “Was tun wir jetzt damit?”. Die Konfiguration möchte erledigt werden, die Anpassung an die eigenen Abläufe und Anwender steht an und dann sollte das System ja auch noch mit Daten gefüllt werden – denn das schafft irgendwie noch kein DAM automatisch.

3. Digital Asset Management Software ist zu kompliziert

Einer der besten Gründe, ohne ein DAM zu arbeiten ist Komplexität. In den mehr als 20 Jahren, in denen DAM-Systeme nun auf dem Markt sind, haben sich Anwender immer darüber beschwert, wie kompliziert und lästig der Umgang damit ist. Die Umsetzung von vereinbarten Prozessen kann damit so schwer werden, dass man irgendwie lieber gar keine Prozesse hätte.
Aber um hier eine Lanze für die DAM-Hersteller zu brechen: es liegt nicht an der Software. Viel mehr erlebt man in DAM-Projekten die Anforderung des Managements, dem DAM eine erzieherische Aufgabe mit auf den Weg zu geben. Also die lieben Anwender im Umgang mit den Daten doch endlich auf Spur zu bringen. Mit Rechten, Rollen, Zugriffsrechten, reduzierten Funktionen, Freigabeprozessen, oder kurz all dem, was das DAM-System so her gibt.
Die Einfachheit, die aktuelle Systeme ohne diesen Ansatz für den Anwender bieten können, lernen viele Nutzer so niemals kennen.
Sollte diese Kontrolle Ihre Absicht mit dem DAM sein, lassen Sie das Projekt fallen und bringen die Probleme erst mal in Ordnung. Dann tut das DAM später auch gar nicht weh.

4. Wir haben Niemanden, um ein DAM zu managen

Es gibt Niemanden, um das System zu pflegen und damit auch die Verantwortung für die Qualität der Inhalte zu übernehmen und damit zu sichern? Dann hören Sie mit dem Projekt auf – sofort. Denn wenn niemand das System gegen interne Kritik verteidigt, seinen Nutzen vorstellt, sich mit dem Softwareanbieter befasst, um die Erbringung seiner Leistung zu ermöglichen und zu überprüfen, dann wird die DAM-Initiative scheitern. Und zwar ultimativ. Niemanden zu haben, der diese Aufgaben übernimmt (aber auch die Früchte der Bemühungen zu ernten…), haben Sie einen wirklich gewichtigen Grund, kein DAM zu nutzen.

5. Cloud-Speicher ist besser als ein DAM

Wenn in meiner DropBox noch mehr Platz wäre, würde ich dort einziehen: Alles dort ist so ordentlich, einfach und die Vorteile so selbsterklärend. Und das beste ist, ich muss nichts anderes damit tun, als eine Datei dort zu sichern. Kein Vergeben von Schlagwörtern, keine Zuordnung zu einer Kategorie, kein Upload, der gestartet werden möchte oder sonst etwas, was ein gutes DAM von mir erwarten würde. Nur sichern. Und schon ist alles erledigt, um mir den Zugriff auch vom Smartphone, Tablet oder von jedem Gerät mit einem Internetzugang aus zu ermöglichen. Hey, wie sollte denn irgend etwas noch besser sein können?

Aber halt, da war ja noch die Sache mit den anderen Menschen. Selbst wenn ich nicht vergessen habe, den wichtigen Ordner in der Box für alle frei zu geben, die die Daten auch benötigen, dann würde ihnen doch eine Kategorie, ein Schlagwort oder wenigstens die “Letzte Änderungen”-Funktion helfen. Es sei denn, sie kennen mich so gut, dass Sie auch anhand “UnbenanntesDokument1.docx” als Dateinamen schon wissen können, dass dies die gesuchte Datei ist.

Oh, dann wäre noch prima, wenn man wüsste, ob denn jetzt alle Beteiligten die Datei auch erhalten haben. Oder noch besser: Welche Version. Spätestens hier wird klar: meine DropBox ist kein DAM. Das gilt auch für Google Drive, iCloud, Sky Drive oder all die anderen Dienste, die mir gerade nicht einfallen. Es sind Speicherorte mit sehr nützlichen Zusatzfunktionen, aber sie kommen nicht an den Funktionsumfang von DAM-Lösungen heran. Wäre diese erweiterte Datenablage das Ziel eines DAM, dann könnten wir das M für MANAGEMENT streichen. Wäre aber schade, denn dann müssten wir uns noch ein weiteres Akronym merken, und das brauchen wir alle noch viel weniger als ein Digital Asset Management System.

Sollten Sie noch immer nicht verstanden haben, warum Sie kein DAM-System brauchen, können Ihnen die folgenden DAM-Hersteller und Dienstleister mit Sicherheit weiter helfen.

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