5 Bereiche, für die man doch ein DAM-System brauchen könnte.

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Der Umgang mit Mediendaten ist für viele Unternehmen immer noch ein relativ neues Feld. Außerhalb von der Medienproduktion gab es dafür lange keinen Bedarf. Aber die Zeiten ändern sich. Wir haben fünf Bereiche zusammen getragen, in denen DAM helfen kann.

Kreativabteilung

Inhouse Kreativabteilungen, egal ob mit Fokus auf Print- oder Onlineproduktion sind die klassischen Nutzer von DAM-Systemen. Neben der Verwaltung der eigenen Arbeitsergebnisse sind die Anforderungen im Rahmen der Abstimmungen mit externen Partnern wie Agenturen oder Prepress-Dienstleistern wichtig. Dabei ist die Menge der beteiligten Anwender meist überschaubar, diese erzeugen und verwalten aber häufig große Datenmengen in Form von nativen Formaten, wie z.B. RAW-Files aus Digitalkameras oder Satzdaten aus Adobe Indesign und Quark Xpress. Die direkte Unterstützung dieser Formate mit der Erzeugung von Vorschaubildern ist wichtig für die Zusammenarbeit mit Anwendern, die diese Daten mit regulären Bordmitteln nicht öffnen und z.B. für Freigaben schlicht nicht öffnen können.

Häufig genutzte Systeme / Anbieter: Canto Cumulus, celum

Publishing

Die Idee für DAM-Systeme kommt aus diesem Bereich: Egal ob Kataloge, Zeitungen und Zeitschriften, Magazine, oder Bücher publiziert werden, DAM war von Beginn der Digitalisierung der Produktion an ein fester Bestandteil. Hier spielt die Integration der verwalteten Medien in den redaktionellen Prozess in dieser Branche eine wichtige Rolle. Durch die wachsende Bedeutung des Corporate Publishing, z.B. in Form von Kundenmagazinen, haben die entsprechenden Systeme den Weg aus den Verlagen auch zu Unternehmen aus Industrie und Handel gefunden.

Häufig genutzte Systeme / Anbieter: censhare, Woodwing (speziell nach Übernahme von Elvis)

Marketingabteilung

Die Bereitstellung von Daten im Marketing Kontext wird von einigen Anbietern als “Brand Asset Management” oder “Marketing Asset Management” bezeichnet. Aus technischer Sicht werden auch hier Daten verwaltet und bereitgestellt – Anwender und Nutzer unterscheiden sich aber stark von denen im Bereich Kreation und Publishing.
Es geht dabei weniger um die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, als mehr um die im Sinne der Marke geplante Verwendung von Assets. Also wird z.B. ein Logo gemäß Corporate Design Vorgaben verwendet und woher bekomme ich Vorgaben und die für meinen Fall die passende Version des Logos? Oder welche Fassung einer Anzeige ist aktuell und kann geschaltet werden? Oder ist ein zugekauftes Bild für die Verwendung ausreichend lizensiert? Fragen, die diese Anwendergruppe mehr beschäftigen, als Farbraum und Auflösung.
Gearbeitet wird dabei im Schwerpunkt aus Office-Umgebungen heraus, weniger mit den Werkzeugen der DTP-Profis. In diesem Anwendungsfall sind eine leistungsfähige Suche, Integration in MS-Office, einfache Bereitstellung von Daten an Kontakte innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Dauer der Gültigkeit von Assets, Verwaltung von Lizenzrechten und Verwendungsnachweis die spannenden Punkte.

Häufig genutzte Systeme / Anbieter: Brandmaker, celum, Canto, Picturepark

Enterprise Marketing

Enterprise steht hier nicht als Synonym für kompliziert und teuer. Es geht um Anforderungen, die die eines kleineren Teams übersteigen. Zum Beispiel im Einsatz für ein weltweit arbeitendes Unternehmen. Und all die Punkte, die daraus enstehen, wenn viele Abteilungen in noch mehr Märkten unterwegs sind. Also komplexe Workflows, die mit Eskaltionsstufen und Vertretungsregelungen über das hinaus gehen, was ein statusbasierter Workflow für eine kleine Arbeitsgruppe leisten muss. Oder Versionsmanagement, dass mit lokalen oder sprachabhängigen Varianten umgehen kann. Gerne auch mit Schnittstellen zu anderen Enterprise Lösungen im Contentmanagement oder eCommerce. Und der Möglichkeit, den Standard der Anwendung durch Customizing anzupassen, um auch die Anwendungsfälle ab zu bilden, die eigentlich niemad haben möchte, aus denen man aber aufgrund der Größe und der “gewachsenen” Prozesse nicht mehr heraus kommt.
Also irgendwie doch kompliziert und zumindest teurer. 😉

Häufig genutzte Systeme / Anbieter: ADAM Software, OpenText, Canto, celum SYNERGY, pixelboxx

line-of-business, Tagesgeschäft

Wohin mit dem digitalen Material, das im Unternehmen entsteht? Das Protokoll vom Meeting. Die Fotos der Skizzen am Flipchart. Dem Marketingmaterial vom Mitbewerber, dass für die Wettbewerbsbeobachtung gesammelt wurde? Den PowerPoint-Folien der letzten Kundenpräsentation? Es gibt eine Menge Material, dass ohne definierten Prozess entsteht, keiner gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung unterliegt, ohne direkte Zuordnung zu einem Projekt. Diese digitalen Schnipsel landen im Normalfall auf einer lokalen Festplatte oder lagern in einer Mail und sind damit fast schon vergessen. Oder zumindest auf dem besten Weg dorthin. Das ist bei einigen Daten nicht schlimm oder vielleicht sogar besser. Andere müssten nicht immer wieder neu erstellt werden oder helfen einfach dabei, Ergebnisse von investierter Arbeit zu erhalten und zugänglich zu machen. Quasi ein digitale Gedächtnis für das Unternehmen – jenseits des Mailservers, dem Dokumentenmanagement oder der Buchhaltung.

Häufig genutzte Systeme / Anbieter: Evernote for Business, MS Sharepoint

Fazit

Das sind nicht alle Fälle, in denen DAM helfen kann. Und noch weniger viel weniger alle Produkte, Lösungen oder Anbieter, die einen sinnvollen Beitrag zum Geschäft ihrer Kunden leisten.
Wir wollten zeigen, wie breit das Spektrum für DAM ist. Und wie speziell es dabei gleichzeitig werden kann. Das macht die Entscheidung für das richtige System nicht unbedingt einfacher, hilft aber vielleicht schon, den eigenen Bedarf klarer zu formulieren und realistischer ein zu schätzen.

Hier finden Sie eine Übersicht zu Anbieten von DAM-Systemen, sowohl Hersteller als auch auf die Einführung, den Betrieb und die Implementierung spezialisierte Dienstleistungsunternehmen.

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