10 Wege, um einen RFI sicher vor die Wand zu fahren.

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Der “Request for Information”, kurz RFI, erfreut sich als Werkzeug im Auswahlprozess von Softwarelösungen großer Beliebtheit. Zumindest auf Kunden- und Beraterseite.
Anbieter erreicht das Ergebnis der Überlegungen des Kunden in der Regel als Excel-Dokument, in dem sich Zeile um Zeile Fragen aneinander reihen, mit denen der geneigte Kunde die grundlegende Erfüllung seines Bedarfs vom Anbieter bestätigt haben möchte. So weit, so gut. Wir möchten an dieser Stelle gern zehn Tipps geben, mit denen Sie bei der Erstellung eines RFI die Weichen zuverlässig in Richtung Scheitern und Katastrophe stellen können.
(UPDATE: Interviews mit Michael Hubrich (Sales Director DACH hybris GmbH) und Michael Fieg (Vorstand RS Media Group AG) im Anschluss an den Artikel.)

1. Sprechen Sie niemals vorab mit Anbietern.

Anbieter könnten nach einem Gespräch ihre Anforderungen besser verstanden haben, Presales-Teams eine Demo mit relevanten Inhalten und passenden Anwendungsfällen vorbereiten. Furchtbare Vorstellung. Gefährden Sie also auf keinen Fall ihre elementare Unvoreingenommenheit durch persönlichen Kontakt im Vorfeld!

2. Übertragen Sie die gesamte Verantwortung an einen Berater.

Sie haben einen Berater engagiert, der Sie beim Auswahlprozess kompetent begleitet. Dieser Schritt befreit Sie vollständig von der Anforderung, die Thematik selbst auch nur in Grundzügen zu verstehen. Warum auch, Sie arbeiten ja im folgenden Projekt mit der perfekten Lösung. Dann zwar ohne Unterstützung des Beraters, da dessen Mandat ja mit der Empfehlung einer der Lösungen endet, aber das wird dann schon. Ganz bestimmt.

3. Beziehen Sie niemals alle betroffenen Abteilungen mit ein.

Das würde ja auch viel zu lange dauern. All die Bedenkenträger überzeugen oder gar die interne IT fragen? Es bleibt doch viel spannender, wenn man die technologischen oder sonstigen KO-Kriterien erst zu Projektbeginn ermittelt. Mut zur Lücke!

4. Drei Arbeitstage müssen reichen.

Sie haben viel Zeit in die Erstellung des RFI investiert. Ja, war vielleicht auch ein bisschen mehr als geplant. Aber wenn der Anbieter die 400 Fragen nicht in drei Arbeitstagen beantworten kann, wie soll er denn dann das Projekt schaffen? Wer diese Hürde nicht schafft, ist halt raus. Immer noch besser, als den Terminplan anzupassen und dann am Ende qualitativ bessere und vollständige Ergebnisse zurück zu bekommen.

5. Stellen Sie möglichst offene Fragen.

Natürlich ist es besser, zu fragen, ob die Software benutzerfreundlich ist. Hätte man wissen wollen, wie hoch der Schulungsaufwand für Anwender mit bestimmten Vorkenntnissen ist, käme ja eine präzise Antwort heraus. Wer will das schon?

6. Beschränken Sie sich auf die aktuellen Anforderungen.

Wer kann schon sicher sagen, was die Zukunft bringt? Also nicht raten. Und überhaupt, was sollte denn der für das kommende Jahr geplante Wechsel des ERP-Systems schon für Effekte auf die aktuelle Auswahl haben? Ist doch alles nur Spekulation und geht außerdem niemanden etwas an.

7. Prüfen Sie die Fragen und Informationen nicht.

Sammeln Sie die Fragen ihrer Kollegen und kopieren Sie diese in eine lange Liste. Viel hilft viel. Prüfen Sie diese niemals, denn redundante Fragen, Widersprüche, unklare Fragestelllugen, Verwendung interner Bezeichnungen für Systeme sind schließlich kein Problem, sondern eine Herausforderung. Der Anbieter kommt damit schon klar. Er hat ja schließlich mehr als genug Zeit und Erfahrung. Und wenn nicht, dann ist er wohl nicht geeignet. Mitdenken kann man schon erwarten!

8. Ihre Fragen sind Gesetz.

Strafen Sie abweichende Antworten, andere Lösungsansätze oder sonstige Abweichungen sofort und rigoros mit Punktabzügen bei der Bewertung des Anbieters ab. Wo kommen wir denn da hin, wenn jemand glaubt, er könne den von Ihnen vorgegebenen Pfad verlassen? Es ist nämlich unmöglich, ihr Ziel auf einem anderen Weg zu erreichen.

9. Keine Anwendungsfälle. Niemals.

Dieser Punkt ist besonders wichtig. Fragen Sie unter allen Umständen immer nur konkret nach einer Funktion. Informationen zur geplanten Anwendung der Funktion, dem Anwender und seiner Aufgabe oder gar ein Sollprozess sind doch Teufelszeug und tragen nur zur allgemeinen Verwirrung bei.

10. Ignorieren Sie den menschlichen Faktor.

Der oberste und heiligste Zweck eines RFI ist die neutrale Auswahl. Sollten Sie jemals an diesem Punkt zweifeln, schreiben Sie ihn sofort 100 Mal an die Tafel. Denn Ihr Gefühl täuscht Sie garantiert. Die Arbeit mit den arroganten und gelangweilten Schnöseln von Anbieter A wird schon klappen, die haben nämlich 791 Punkte erreicht und damit einen ganzen Punkt mehr als das engagierte, geduldige und extrem kompetente Team von Anbieter B. Ihr RFI-System ist unfehlbar!
So jetzt haben wir alle mal geschmunzelt. Ist aber eigentlich gar nicht lustig. Zumindest nicht für Anbieter. Denn wenn Sie mal die Gelegenheit haben, Vertriebsmitarbeiter oder Presales-Berater in einer stillen Stunde zu fragen, haben diese Menschen jeden dieser Punkte schon erlebt. Garantiert. Und wenn sie länger im Geschäft sind, auch alle denkbaren Kombinationen.
Ein RFI ist ein gutes Werkzeug. Aber auch seine Leistungsfähigkeit ist begrenzt. Er kann Sie nicht per Definition vor Fehlern schützen. Er garantiert nicht automatisch die Wahl des für Sie passenden Systems. Aber wenn Sie die 10 gelisteten Fehler vermeiden, kritisch aber pragmatisch bleiben, sich mit dem Thema, für das Sie eine Lösung suchen intensiv befassen, haben Sie eine deutlich bessere Chance, mit dem Werkzeug auch gute Arbeit zu leisten.

Die Kombination aus zu wenig Zeit und Ressourcen beim Kunden, aus Beratern, die dem Kunden nach dem Mund reden und Softwareanbietern, die nur in Produkt anstatt in Lösung denken, ist Gift für kluge Entscheidungen.

Michael Fieg

Nachgefragt.

Das Feedback zeigt uns, dass wir mit der Sicht auf die möglichen Stolpersteine beim RFI nicht ganz daneben liegen. Aber kein Kunde macht diese mit Absicht. Wie es trotzdem dazu kommt, haben wir Michael Fieg (parsionate GmbH) und Michael Hubrich (hybris GmbH) gefragt.

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